În ultimii ani, digitalizarea sistemului fiscal din România a cunoscut un avans semnificativ. Una dintre cele mai importante măsuri luate de autorități în acest sens este introducerea eFacturii – un sistem electronic de facturare conceput pentru a simplifica, standardiza și monitoriza tranzacțiile comerciale dintre firme și instituții.
eFactura online reprezintă, de fapt, o metodă digitală de emitere, transmitere și recepționare a facturilor, direct prin intermediul Spațiului Privat Virtual (SPV). Spre deosebire de facturile clasice trimise pe e-mail în format PDF sau listate pe hârtie, o eFactură este un document electronic în format XML, verificat și validat de ANAF înainte să ajungă la destinatar.
Cine trebuie să folosească eFactura
Începând cu 1 ianuarie 2024, utilizarea eFacturii a devenit obligatorie pentru majoritatea firmelor din România care desfășoară activități economice și emit facturi către alte companii. Sistemul este obligatoriu și pentru firmele care lucrează cu instituții publice, în relații de tip B2G. Chiar și entitățile neplătitoare de TVA intră sub incidența acestei reguli, dacă emit facturi comerciale.
Singura categorie care nu este vizată, cel puțin pentru moment, este cea a vânzărilor către persoane fizice (B2C). Totuși, este de așteptat ca, în viitor, și aceste tranzacții să fie integrate în sistemul național.
Cum funcționează eFactura online
Procesul începe cu generarea unei facturi în format electronic, care este ulterior transmisă automat către SPV. Acolo, ANAF verifică dacă factura respectă cerințele legale, după care o validează și o pune la dispoziția destinatarului. Practic, în loc să trimiți factura direct clientului, o trimiți către ANAF, iar clientul o primește de acolo.
Pentru firme, această schimbare presupune o digitalizare completă a fluxului de facturare. Soluțiile software moderne facilitează această tranziție, generând automat fișierul XML necesar și trimițându-l prin SPV fără intervenție umană.
De ce este importantă această schimbare
Trecerea la eFactura nu este doar o obligație legală, ci și un pas important spre eficientizarea proceselor interne. În primul rând, reduce semnificativ riscul de erori și întârzierea documentelor. În al doilea rând, automatizează arhivarea electronică și oferă o transparență sporită în relația cu ANAF.
Mai mult decât atât, prin utilizarea eFacturii, firmele contribuie la combaterea evaziunii fiscale și beneficiază de un control mai bun asupra fluxurilor financiare.
Ce ai de făcut pentru a te conforma
Înainte de toate, este necesar ca firma ta să fie înregistrată în Spațiul Privat Virtual. Apoi, ai nevoie de o soluție software care să genereze facturi în format XML și să le trimită automat către ANAF. Multe dintre aplicațiile de facturare moderne oferă deja această integrare, astfel încât procesul devine simplu și rapid.
Dacă utilizezi o soluție care nu este încă pregătită pentru eFactura, va fi nevoie de o ajustare – fie prin integrare, fie prin schimbarea programului. De asemenea, este important să îți informezi partenerii despre această schimbare, mai ales dacă ei nu folosesc încă sistemul sau nu știu cum să acceseze facturile din SPV.
Ce riști dacă nu respecți legea
Ignorarea obligativității de a utiliza eFactura poate atrage sancțiuni din partea ANAF. Acestea pot merge de la simple avertismente la amenzi consistente, în funcție de gravitatea și frecvența abaterilor.
Concret, pentru firmele care nu transmit facturile prin SPV în termenul legal, amenzile pot fi între 1.000 și 10.000 de lei. De asemenea, nerespectarea regulilor poate duce la blocaje în relația cu partenerii sau întârzieri în recuperarea TVA-ului.
Implementarea eFacturii marchează un nou capitol în relația dintre companii și autoritățile fiscale din România. Chiar dacă începutul poate părea complicat, beneficiile pe termen lung – automatizare, transparență, eficiență – sunt evidente.
Cum te ajută HRiFlow eFactura
Dacă îți dorești un mod simplu și sigur de a trimite facturi prin SPV, programul HRiFlow eFactura este exact ce ai nevoie. Acesta generează automat facturile în formatul cerut de ANAF, le transmite în sistemul eFactura și îți oferă vizibilitate completă asupra statusului fiecărui document. În plus, poți vedea toate facturile trimise și primite, le poți filtra după furnizor sau client, descarci rapid rapoarte și ții evidența achizițiilor de la furnizorii străini.
Totul este integrat într-o interfață intuitivă, fără bătăi de cap. În plus, dacă folosești deja aplicația HRiFlow pentru pontaj, ai acces rapid la toate funcționalitățile, într-un singur loc.
Vrei să afli mai multe despre HRiFlow eFactura? Intră pe pagina noastră dedicată și creează un cont nou gratuit.
